Certific@2 es la aplicación web que el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) pone a disposición de las empresas para transmitir por Internet determinadas comunicaciones relacionadas con la protección por desempleo de sus trabajadores, sin necesidad de entregar documentación en papel en una oficina. Para una empresa, es el canal por el que se cumple una de las obligaciones más habituales tras un cese laboral, enviar el certificado de empresa que el trabajador necesita para solicitar su prestación.
Qué es el certificado de empresa
Antes de ver cómo se envía, conviene tener claro qué es exactamente lo que se está transmitiendo. El certificado de empresa es el documento con el que el empleador acredita ante el SEPE que la relación laboral de un trabajador ha finalizado, y es el requisito imprescindible para que esa persona pueda solicitar la prestación o el subsidio por desempleo que le corresponda. Sin este certificado, el SEPE no tiene forma de verificar ni el cese ni los datos necesarios para calcular la prestación, así que la solicitud del trabajador queda bloqueada hasta que la empresa lo emite.
Lo emite siempre la empresa (o quien la representa, como una asesoría), nunca el propio trabajador, y desde 2010 tiene que hacerse por vía electrónica a través de Certific@2 en la inmensa mayoría de los casos, no en papel.
Qué debe incluir el certificado de empresa
El documento debe incluir, entre otros datos:
- Datos identificativos de la empresa y del trabajador.
- Fechas de alta y de baja en la empresa.
- Tipo de contrato y jornada realizada durante la relación laboral.
- Causa de la extinción del contrato, esencial para que el SEPE determine si el trabajador tiene derecho a prestación.
- Bases de cotización por contingencias comunes y por desempleo de los últimos 180 días trabajados, el dato que se usa para calcular el importe de la prestación.
- Vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas, si las hubiera en el momento del cese.
Un error en cualquiera de estos campos, sobre todo en las bases de cotización o en la causa de extinción, puede retrasar la resolución de la prestación del trabajador o generar una reclamación posterior a la empresa para que lo corrija.
Certificado de empresa, no confundirlo con otros documentos parecidos
El nombre lleva a confusión con otros dos documentos que no son lo mismo ni sirven para lo mismo.
- Certificado de empresa (SEPE): acredita el cese y los datos necesarios para tramitar la prestación por desempleo. Es el que se envía por Certific@2.
- Certificado de trabajo: un documento más informal que la empresa entrega al trabajador como constancia de que ha prestado servicios en ella, útil para futuros procesos de selección. No tiene ningún efecto ante el SEPE.
- Certificado de vida laboral: lo emite la Seguridad Social, no la empresa, y recoge el historial completo de altas y bajas de una persona en todos sus empleos, no los datos de un cese concreto.
Cuando un trabajador pide «el certificado» tras dejar la empresa, en la mayoría de los casos se refiere al certificado de empresa del SEPE, el único de los tres que la empresa está legalmente obligada a emitir y enviar.
Qué pasa si la empresa no emite el certificado de empresa
No enviarlo, o hacerlo fuera de plazo, no es una simple descortesía hacia el trabajador, es un incumplimiento con consecuencias económicas para la empresa. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social tipifica no facilitar al trabajador esta documentación como infracción, con sanciones que suelen moverse en el tramo de las infracciones graves, en la práctica varios cientos de euros por incumplimiento, y que pueden multiplicarse si afecta a varios trabajadores a la vez. Además del coste económico, retrasa la prestación del trabajador, que solo puede empezar a cobrarla desde que el SEPE recibe el certificado.
Quién puede usar Certific@2 y qué requisitos necesita
Para operar en Certific@2, la empresa o quien actúe en su representación (una asesoría o gestoría, en la mayoría de los casos) debe disponer de alguna de estas credenciales.
- Usuario y contraseña de Contrat@: cualquier empresa dada de alta en esta aplicación tiene acceso directo a Certific@2.
- Certificado digital o DNI electrónico: permite el acceso directo desde la sede electrónica sin necesidad de un usuario previo en Contrat@.
- Cl@ve: en el caso de empleadores de personas trabajadoras al servicio del hogar.
El envío electrónico del certificado de empresa es obligatorio desde 2010 para la generalidad de las empresas, aunque determinados colectivos con normativa propia de afiliación (como los profesionales taurinos o los representantes de comercio) pueden tener particularidades en cómo se les aplica esta obligación. Ante la duda, conviene confirmarlo directamente con el SEPE antes de asumir una exención que puede no aplicar al caso concreto.
Cuando es una asesoría o gestoría quien opera Certific@2 en nombre de varias empresas clientes, se registra como usuario asociado, con acceso a las comunicaciones de cada empresa que le ha dado representación. Esto es especialmente relevante para empresas que gestionan personal para distintos clientes y suelen externalizar esta parte administrativa, ya que no hace falta que cada empresa gestionada tenga sus propias credenciales activas si ya opera a través de un representante autorizado.
Cómo acceder y usar Certific@2 paso a paso
- Entrar en la sede electrónica del SEPE, en el apartado Empresas > Protección por desempleo > Certific@2.
- Elegir el método de acceso, usuario y contraseña de Contrat@, certificado digital o DNI electrónico.
- Seleccionar la comunicación que se quiere enviar, certificado de cese, periodos de actividad de fijos discontinuos, altas por ERE o comunicación previa de despido colectivo.
- Seleccionar el fichero / ficheros generados desde el ERP de NET4.
- Enviar el fichero al SEPE y comprobar el mensaje de confirmación, que incluye la fecha, hora y clave de identificación de la transmisión.
- Consultar o reimprimir el justificante siempre que se necesite, ya que Certific@2 permite revisar los envíos ya realizados.
Si el fichero contiene algún error de formato, el SEPE lo notifica en el momento del envío mediante un código de error específico y no lo procesa, por lo que hay que corregirlo y volver a enviarlo antes de que se considere presentado. Cuando el envío se hace mediante fichero XML generado desde otro sistema, conviene revisar ese código de error contra la documentación técnica del SEPE, ya que suele señalar con precisión qué campo del fichero no cumple el formato esperado.
Qué gestiones se pueden hacer a través de Certific@2
A través de esta aplicación, una empresa o su representante puede transmitir al SEPE, entre otras, las siguientes comunicaciones.
- Certificado de empresa de cese de la relación laboral, el documento que acredita el fin de un contrato a efectos de solicitar la prestación por desempleo.
- Periodos de actividad de trabajadores fijos discontinuos, y de trabajadores afectados por un expediente de regulación de empleo (ERE) de suspensión o reducción de jornada.
- Altas de prestaciones de trabajadores afectados por un expediente de regulación de empleo.
- Comunicación previa de despidos colectivos, suspensiones de contrato y reducciones de jornada, conforme a la normativa que regula estos procedimientos.
La comunicación de periodos de actividad de trabajadores fijos discontinuos permite además que esa persona trabajadora pueda tramitar la reanudación de su prestación sin tener que desplazarse a una oficina del SEPE.
Por qué Certific@2 importa especialmente en empresas con fijos discontinuos y alta rotación
La comunicación de periodos de actividad es una gestión mensual, no puntual, cada vez que un trabajador con un tipo de contrato temporal fijo discontinuo entra o sale de actividad, o cuando hay trabajadores afectados por un ERE de suspensión o reducción de jornada, hay que comunicarlo al SEPE dentro de plazo para que puedan gestionarse correctamente sus prestaciones.
En empresas que gestionan a decenas o cientos de trabajadores con este tipo de situaciones, la generación manual de un fichero XML por cada campaña o periodo se convierte en una tarea recurrente que exige llevar un control preciso de altas, bajas y calendarios de actividad de cada trabajador, mes a mes.
Retos de gestionar Certific@2 sin un sistema integrado
- Calcular manualmente los días de actividad, incluida la actividad equivalente cuando la jornada es inferior a la previa al ERE.
- Generar un fichero XML distinto por cada tipo de comunicación y periodo.
- Mantener un registro fiable de qué trabajadores tienen contrato de fijo discontinuo o están afectados por un expediente de regulación de empleo.
- Archivar los mensajes de confirmación de cada envío como justificante ante una posible revisión.
Cuando esta información ya está centralizada en el sistema que gestiona las nóminas y los contratos, generar el fichero XML para Certific@2 deja de ser un proceso manual y pasa a apoyarse en datos que ya existen y están actualizados, en lugar de recopilarlos aparte cada vez que toca hacer el envío.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Certific@2 para una empresa?
Es la aplicación del SEPE que permite a una empresa transmitir por Internet comunicaciones sobre sus trabajadores, como el certificado de empresa tras un cese o los periodos de actividad de fijos discontinuos, sin entregar papel en una oficina.
¿Qué debe contener el certificado de empresa?
Los datos identificativos de empresa y trabajador, las fechas de alta y baja, el tipo de contrato y jornada, la causa de la extinción, las bases de cotización de los últimos 180 días trabajados y las vacaciones no disfrutadas, si las hubiera.
¿Cómo accede una empresa a Certific@2?
A través de la sede electrónica del SEPE, con usuario y contraseña de Contrat@, con certificado digital o DNI electrónico, o con Cl@ve en el caso de empleadores de personas trabajadoras al servicio del hogar.
¿Qué pasa si el fichero enviado tiene un error?
El SEPE lo detecta en el momento del envío, indica un código de error que especifica el problema y no procesa el fichero, por lo que hay que corregirlo y enviarlo de nuevo para que se considere presentado.
¿Es obligatorio usar Certific@2 para el certificado de empresa?
Sí, el envío electrónico del certificado de empresa es obligatorio para la generalidad de las empresas desde 2010, con independencia del número de trabajadores que tengan en alta, salvo particularidades de colectivos con normativa propia que conviene confirmar directamente con el SEPE.
¿Es lo mismo el certificado de empresa que el certificado de vida laboral?
No. El certificado de empresa lo emite la empresa tras un cese y sirve para tramitar la prestación por desempleo. El certificado de vida laboral lo emite la Seguridad Social y recoge el historial completo de altas y bajas de una persona en todos sus empleos, no los datos de un cese concreto.
¿Qué pasa si la empresa no emite el certificado de empresa?
Es una infracción sancionable, además de retrasar la prestación del trabajador, que solo puede empezar a cobrarla desde que el SEPE recibe el certificado. Suele tratarse como infracción grave, con sanciones económicas para la empresa.