Cuando un trabajador causa una baja médica, la empresa necesita enterarse a tiempo y con datos exactos para no descuadrar la nómina de ese mes. El canal por el que le llega esa información hoy es el fichero FIE.
Qué es el fichero FIE
El fichero FIE, o Fichero INSS Empresa, es el mensaje mediante el cual el INSS comunica a las empresas usuarias del Sistema RED las variaciones en las prestaciones de Seguridad Social de sus trabajadores, incapacidad temporal, prestaciones por cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o la lactancia, incapacidad permanente o jubilación. Se recibe de forma diaria, siempre que se produce un cambio comunicado por los servicios públicos de salud, y llega a través de la aplicación SILTRA de la Tesorería General de la Seguridad Social.
Para entender de dónde viene ese fichero conviene tener claro primero qué es SILTRA, la aplicación por la que se recibe y desde la que puede descargarse, y por qué este sistema existe desde hace relativamente poco tiempo.
Por qué existe el fichero FIE: el cambio de 2023
Hasta abril de 2023, cuando un trabajador causaba una baja médica, el parte en papel pasaba por sus manos antes de llegar a la empresa. El Real Decreto 1060/2022 y la Orden ISM/2/2023 cambiaron ese circuito, los médicos de los servicios públicos de salud transmiten ahora los partes de baja, confirmación y alta directamente a la Seguridad Social por vía electrónica, sin que el trabajador tenga que entregar nada en papel.
El fichero FIE es la pieza que cierra ese circuito, en lugar de recibir el papel, la empresa recibe la misma información en un mensaje electrónico a través de SILTRA, con un matiz importante, ya no tiene que responder con los datos económicos de la baja en el mismo acto. El sistema se simplificó, pero desplazó la responsabilidad de leer e interpretar la información hacia el fichero FIE, que es exactamente donde suelen aparecer los cuellos de botella en empresas con mucho personal.
Qué información contiene el fichero FIE
Cada fichero FIE recoge, a nivel de trabajador y cuenta de cotización, los cambios que ha comunicado el servicio público de salud correspondiente. Entre los datos más habituales están:
- Fechas de alta y baja de incapacidad temporal (IT).
- Recaídas y contingencia (común o profesional) asociada a cada proceso.
- Partes de confirmación de baja.
- Prestaciones por cuidado de menor con enfermedad grave.
- Situaciones de riesgo durante el embarazo o la lactancia.
- Reconocimientos de incapacidad permanente o jubilación.
El fichero llega en formato plano, pensado para ser leído por una aplicación, no para consultarse a simple vista. Esa es precisamente la razón por la que la mayoría de despachos y departamentos laborales necesitan un lector de FIE integrado en su software de nóminas.
Principales segmentos que puedes encontrar dentro de un fichero FIE
El contenido del fichero se organiza internamente por segmentos, cada uno dedicado a un tipo de prestación. Conocerlos ayuda a entender qué está mirando el lector de FIE cuando procesa un fichero, y a qué segmento hay que ir a buscar cuando algo no cuadra.
| Segmento | Qué recoge |
|---|---|
| DIT | Datos generales de incapacidad temporal, incluidos procesos con peculiaridades como partes de alta anulados. |
| IT2 | Información ampliada de la IT: fechas relevantes, resoluciones y agotamiento de plazos. |
| ITP | Contingencia profesional asociada al proceso de IT. |
| ITB | Base reguladora aplicable a la prestación de IT. |
| ITD | Procesos de IT en pago directo. |
| CIT | Continuación de un proceso de IT ya iniciado. |
| DIP | Reconocimiento de incapacidad permanente. |
| JUB | Reconocimiento de jubilación. |
| DOP | Otras prestaciones, incluida la ampliación del subsidio por nacimiento y cuidado de menor. |
| NAC | Nacimientos y fallecimientos. |
Dentro de cada segmento, campos como el tipo de proceso o la contingencia distinguen matices adicionales (por ejemplo, si la IT es de contingencia común o profesional). El detalle exacto de cada campo está en las tablas técnicas que publica la Seguridad Social junto con las instrucciones del Sistema RED, conviene consultarlas si tu lector de FIE señala un valor que no reconoces.
Fichero FIE frente a fichero FIER: no son lo mismo
Es habitual confundir el FIE con el FIER, y aunque ambos informan de las mismas prestaciones, están pensados para perfiles de empresa distintos.
| Fichero | Destinado a | Cómo se consulta |
|---|---|---|
| FIE | Usuarios principales de autorización RED, habitual en empresas con volumen medio o alto de trabajadores. | A través de SILTRA, en formato plano, normalmente integrado con el software de nóminas. |
| FIER | Empresas de menos de 25 trabajadores con autorización RED Directo, sin acceso a SILTRA. | A través del Sistema RED Online, descargable en formato Excel. |
Una empresa que gestiona personal para varios clientes, como una ETT o una empresa de outsourcing, suele superar con facilidad ese umbral de 25 trabajadores, por lo que el fichero que le corresponde es siempre el FIE, y no el FIER.
Por qué el fichero FIE es especialmente relevante en empresas con alta rotación
En una empresa que gestiona a cientos de trabajadores repartidos entre distintos clientes o centros, las variaciones de IT, maternidad o riesgo laboral no son casos puntuales, sino un flujo constante. Esto tiene consecuencias directas sobre la operativa diaria.
- Una baja médica no comunicada a tiempo afecta al cálculo de la nómina de ese mes, y el error solo se detecta cuando ya se ha pagado de más o de menos.
- Una recaída mal identificada puede alterar quién paga la prestación en cada periodo, la empresa o directamente el INSS.
- Con muchos trabajadores en distintos centros, es fácil que un cambio pase desapercibido si el fichero se revisa de forma manual, sobre todo cuando llegan varios ficheros el mismo día para clientes distintos.
Cuanto mayor es el volumen de personal gestionado, más crítico es que la información del fichero FIE llegue hasta la nómina y hasta la ficha del trabajador sin pasos manuales de por medio.
Cómo automatizar la lectura del fichero FIE
La mayoría de aplicaciones de gestión laboral incluyen un lector de FIE que permite importar el fichero directamente desde la ruta donde SILTRA lo descarga, comparar sus datos con la ficha de cada trabajador y generar automáticamente la incidencia correspondiente sin necesidad de interpretar el formato plano a mano. En la práctica, ese proceso automatizado suele seguir estos pasos.
- Descarga automática desde SILTRA. El sistema revisa la carpeta donde se reciben los ficheros (habitualmente la bandeja SVA/MSJREC) sin que nadie tenga que ir a buscarlos manualmente.
- Lectura e interpretación del formato plano. El lector de FIE traduce el contenido del fichero a datos legibles, separando cada incidencia por trabajador y cuenta de cotización.
- Cruce automático con la ficha del trabajador. El sistema busca al trabajador correspondiente por DNI y periodo, y detecta si ya existe una incidencia previa para evitar duplicados.
- Generación de la incidencia en nómina. Alta de IT, recaída, fin de proceso o cualquier otra variación se traslada directamente a la incidencia de nómina de ese trabajador, sin reintroducir fechas ni datos a mano.
- Aviso de excepciones. Cuando el sistema no encuentra una ficha activa para el periodo que indica el fichero, o detecta el mismo CCC en varias empresas, genera un aviso para que alguien lo revise en lugar de importarlo sin más.
Automatizar estos pasos es especialmente útil en empresas que gestionan personal para varios clientes o centros a la vez, porque el volumen de ficheros FIE que reciben a diario crece en proporción al número de trabajadores, y revisarlos uno a uno se vuelve inviable a partir de cierto tamaño de plantilla. Con el proceso automatizado, la incidencia queda reflejada en la nómina del trabajador el mismo día en que se recibe, en lugar de esperar a que alguien la localice y la introduzca manualmente semanas después.
En empresas con mucho personal, esta automatización tiene un efecto directo sobre dos procesos que dependen directamente de esa información, el cálculo de nómina de cada trabajador afectado y el control de quién está de baja en cada centro o cliente en un momento dado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el fichero FIE?
Es el fichero mediante el cual el INSS comunica a las empresas, a través de SILTRA, las variaciones en las prestaciones de Seguridad Social de sus trabajadores, como incapacidad temporal, riesgo en el embarazo o incapacidad permanente.
¿Por qué existe el fichero FIE?
Porque desde abril de 2023, con el Real Decreto 1060/2022 y la Orden ISM/2/2023, los partes médicos de baja, confirmación y alta se transmiten electrónicamente desde los servicios públicos de salud a la Seguridad Social, sin pasar en papel por el trabajador. El fichero FIE es el canal por el que esa información llega después a la empresa.
¿Con qué frecuencia se recibe el fichero FIE?
Se envía diariamente, pero solo cuando se ha producido algún cambio comunicado por los servicios públicos de salud, no de forma periódica fija.
¿Qué diferencia hay entre el fichero FIE y el FIER?
El FIE llega a través de SILTRA y está pensado para usuarios de autorización RED con volumen medio o alto de trabajadores. El FIER es un servicio en Excel pensado para empresas de menos de 25 trabajadores con autorización RED Directo, que no tienen acceso a SILTRA.
¿Qué segmentos puede incluir un fichero FIE?
Entre otros, DIT e IT2 (incapacidad temporal), ITP y ITB (contingencia y base reguladora), DIP (incapacidad permanente), JUB (jubilación) y NAC (nacimientos). Cada uno agrupa los datos de un tipo de prestación distinto.
¿Es obligatorio leer el fichero FIE con un programa específico?
No es obligatorio, pero su formato plano lo hace prácticamente ilegible a simple vista, por lo que en la práctica casi todas las empresas lo procesan a través de un lector de FIE integrado en su software de nóminas o gestión laboral.