Saber quién paga las bajas laborales puede generar dudas porque la empresa suele ingresar el dinero en la nómina, aunque no siempre asuma el coste final de la prestación.
La respuesta depende principalmente del origen de la incapacidad temporal y del número de días transcurridos desde el inicio de la baja.
Cuando se trata de una enfermedad común o un accidente no laboral, la empresa asume la prestación entre los días 4 y 15. Desde el día 16, la responsabilidad corresponde al Instituto Nacional de la Seguridad Social o a la mutua.
En cambio, si la baja deriva de un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, la entidad que cubre la contingencia asume la prestación desde el día siguiente. No obstante, la empresa puede seguir abonando el importe en la nómina mediante el sistema de pago delegado.
Ten en cuenta: los porcentajes establecidos legalmente pueden mejorarse mediante el convenio colectivo o un acuerdo de empresa.
Qué es una baja laboral
La expresión baja laboral se utiliza para referirse a una situación de incapacidad temporal. Se produce cuando una persona no puede trabajar por una enfermedad o un accidente y necesita asistencia sanitaria.
Durante este periodo, el contrato de trabajo queda suspendido. El empleado no presta servicios, pero puede recibir una prestación económica para compensar la pérdida de ingresos.
La incapacidad temporal puede proceder de una contingencia común o profesional. Esta distinción determina desde qué día se cobra, qué porcentaje corresponde y quién asume el coste.
Contingencias comunes
Las contingencias comunes incluyen las enfermedades que no tienen su origen en el trabajo y los accidentes ocurridos fuera del ámbito laboral.
Una gripe, una intervención quirúrgica o una lesión sufrida durante una actividad personal pueden generar una baja de este tipo.
Contingencias profesionales
Las contingencias profesionales comprenden los accidentes de trabajo y las enfermedades causadas por la actividad laboral.
También puede considerarse accidente de trabajo el accidente in itinere, es decir, el que ocurre durante el trayecto habitual entre el domicilio y el lugar de trabajo, siempre que se cumplan los requisitos legales.
Quién paga una baja por enfermedad común
En las bajas por enfermedad común o accidente no laboral, el pago se distribuye entre la empresa y la entidad que protege la incapacidad temporal.
| Periodo de la baja | Quién asume el coste | Cuánto se cobra |
|---|---|---|
| Días 1 a 3 | No existe prestación legal | Sin prestación, salvo mejora por convenio |
| Días 4 a 15 | La empresa | 60 % de la base reguladora |
| Días 16 a 20 | INSS o mutua | 60 % de la base reguladora |
| Desde el día 21 | INSS o mutua | 75 % de la base reguladora |
Durante los tres primeros días no se genera, con carácter general, el derecho al subsidio. Esto no significa que todos los trabajadores dejen necesariamente de cobrar, ya que algunos convenios obligan a la empresa a complementar esos días.
Entre el cuarto y el decimoquinto día, la empresa asume directamente el coste de la prestación. Desde el día 16, la responsabilidad corresponde al INSS o a la mutua que cubra las contingencias comunes.
Por qué puede seguir pagando la empresa después del día 16
Aunque el INSS o la mutua sean responsables de la prestación, el trabajador puede continuar recibiendo el dinero dentro de su nómina habitual.
Esto ocurre mediante el pago delegado. La empresa adelanta la cantidad correspondiente y posteriormente la compensa al presentar sus cotizaciones a la Seguridad Social.
Por tanto, hay que diferenciar quién realiza materialmente la transferencia y quién soporta el coste final.
En algunos casos, el trabajador recibe el dinero directamente del INSS o de la mutua. Puede ocurrir, por ejemplo, cuando termina la relación laboral durante la baja o cuando se reconoce una modalidad de pago directo.
Quién paga una baja por accidente laboral
Cuando la incapacidad temporal deriva de un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, las reglas cambian.
La empresa paga el salario íntegro correspondiente al día del accidente o del inicio de la baja. Desde el día siguiente, el trabajador recibe una prestación equivalente al 75 % de la base reguladora.
La responsabilidad corresponde a la entidad que cubra las contingencias profesionales, que normalmente será el INSS o la mutua colaboradora.
Como sucede con las contingencias comunes, la empresa puede incluir la prestación en la nómina mediante el pago delegado. Esto no significa que asuma definitivamente su coste.
El convenio colectivo también puede mejorar la cuantía. En algunos sectores, la empresa debe complementar la prestación hasta alcanzar el salario completo durante todo el proceso o durante un periodo determinado.
Cuánto se cobra durante una baja laboral
La prestación no se calcula directamente sobre el salario neto. Se aplica un porcentaje sobre la base reguladora, que se obtiene a partir de las bases de cotización del trabajador.
Por eso, cobrar el 60 % de la base reguladora no equivale necesariamente a recibir el 60 % de la nómina habitual. El salario puede incluir conceptos que no coincidan exactamente con la base utilizada para calcular la prestación.
En una contingencia común se cobra el 60 % desde el cuarto hasta el vigésimo día y el 75 % desde el día 21. En una contingencia profesional, la prestación es del 75 % desde el día siguiente a la baja.
Ejemplo de una baja por enfermedad común
Supongamos que una persona tiene una base reguladora diaria de 60 euros y permanece 25 días de baja.
Durante los tres primeros días no recibiría prestación, salvo que su convenio establezca una mejora. Entre los días 4 y 20 cobraría 36 euros diarios, que representan el 60 % de la base reguladora.
Desde el día 21 cobraría 45 euros diarios, equivalentes al 75 %. La empresa asumiría el coste comprendido entre los días 4 y 15, mientras que el INSS o la mutua responderían desde el día 16.
El importe neto final puede variar por las cotizaciones, las retenciones y los posibles complementos establecidos en el convenio.
¿Se puede cobrar el 100 % durante una baja?
La legislación establece unas cuantías mínimas, pero un convenio colectivo puede mejorarlas.
Algunas empresas deben complementar la prestación hasta alcanzar el 100 % de la base reguladora o del salario. Sin embargo, esta mejora no se aplica igual en todos los sectores.
El convenio puede limitar el complemento a los accidentes laborales, las hospitalizaciones o las bajas de determinada duración. También puede establecer porcentajes diferentes según el origen de la incapacidad temporal.
Por ello, no basta con aplicar las reglas generales. El departamento laboral debe revisar el convenio, los acuerdos de empresa y las condiciones aplicables a cada trabajador.
Qué costes mantiene la empresa durante la baja
Que el INSS o la mutua asuman la prestación desde un momento determinado no implica que la baja deje de generar costes para la empresa.
En las contingencias comunes, la organización paga directamente el subsidio desde el cuarto hasta el decimoquinto día. Además, puede tener que abonar complementos salariales establecidos por convenio.
La empresa también debe atender sus obligaciones de cotización y asumir el posible coste de reorganizar el trabajo o contratar a una persona sustituta.
En compañías con alta rotación, el impacto no se limita al importe económico. Una baja puede obligar a modificar turnos, cubrir servicios, comunicar incidencias al cliente y recalcular la nómina.
Por este motivo, conviene que la gestión de ausencias esté conectada con la planificación, el control horario, el registro de jornada y la administración laboral.
Quién paga la baja de un autónomo
En el caso de los trabajadores autónomos no existe una empresa que pueda realizar el pago delegado.
La prestación suele abonarla directamente la mutua con la que el profesional tenga cubierta la incapacidad temporal o, cuando corresponda, la entidad gestora.
Si la baja deriva de una enfermedad común o un accidente no laboral, el autónomo cobra el 60 % de su base reguladora desde el cuarto hasta el vigésimo día. A partir del día 21, el porcentaje aumenta al 75 %.
Cuando la incapacidad procede de una contingencia profesional, la prestación es del 75 % desde el día siguiente a la baja.
Qué ocurre si termina el contrato durante la baja
La finalización del contrato no extingue automáticamente la incapacidad temporal.
Desde el día siguiente a la terminación de la relación laboral, el pago pasa a realizarlo directamente la entidad que cubre la prestación, que puede ser el INSS o la mutua.
La cuantía y su relación con una posterior prestación por desempleo dependen del origen de la baja y de la situación concreta del trabajador.
Cuando un contrato temporal finaliza durante una incapacidad, conviene revisar el expediente antes de calcular la liquidación y tramitar la documentación correspondiente.
Cómo debe gestionar la empresa una baja laboral
La gestión comienza cuando la empresa recibe electrónicamente la información de la baja. Desde abril de 2023, el trabajador ya no tiene que entregar en papel los partes médicos de baja, confirmación y alta.
A partir de ese momento, el equipo laboral debe comprobar el tipo de contingencia, las fechas y la entidad responsable del pago. Después, debe trasladar la incidencia a la nómina y revisar si el convenio establece algún complemento.
También debe controlar la duración del proceso, la fecha de alta y cualquier variación que afecte al cálculo de la nómina o de las cotizaciones.
En una empresa con muchos trabajadores, gestionar estos datos mediante correos u hojas de cálculo, en lugar de un control de absentismo e incidencias centralizado, aumenta el riesgo de errores. Una incidencia mal registrada puede afectar a la nómina, la cotización, la planificación de turnos y la facturación del servicio.
Para evitar diferencias, conviene revisar siempre el tipo de contingencia, la duración de la baja, la base reguladora y las mejoras previstas en el convenio colectivo.
Errores habituales al calcular una baja laboral
Uno de los errores más frecuentes consiste en calcular la prestación sobre el salario neto, cuando debe utilizarse la base reguladora de la prestación.
También puede confundirse la fecha desde la que paga la empresa con la fecha desde la que responde el INSS o la mutua. Esta diferencia resulta especialmente relevante en las contingencias comunes.
Otro problema habitual aparece cuando no se revisa el convenio colectivo. Aplicar únicamente el mínimo legal puede generar una nómina incorrecta si existe un complemento obligatorio.
Finalmente, algunas empresas confunden el pago delegado con el coste real. Que la prestación aparezca en la nómina no significa que la organización la soporte íntegramente.
Preguntas frecuentes sobre quién paga las bajas laborales
¿La empresa paga toda la baja laboral?
No. En una baja por contingencias comunes, la empresa asume la prestación de los días 4 a 15. Desde el día 16, el responsable es el INSS o la mutua, aunque la empresa pueda seguir ingresando el dinero mediante pago delegado.
¿Cuándo empieza a pagar la Seguridad Social?
En una enfermedad común o un accidente no laboral, la responsabilidad pasa al INSS o a la mutua desde el día 16. En una contingencia profesional, la entidad correspondiente asume la prestación desde el día siguiente a la baja.
¿Quién paga los tres primeros días?
En las contingencias comunes no existe prestación legal durante los tres primeros días. Sin embargo, el convenio colectivo puede obligar a la empresa a abonarlos total o parcialmente.
¿Por qué recibo el pago de la empresa si corresponde a la mutua?
Porque muchas prestaciones se abonan mediante pago delegado. La empresa las incluye en la nómina y después compensa el importe en sus cotizaciones.
¿Una baja laboral se cobra siempre al 100 %?
No. Los porcentajes legales habituales son el 60 % o el 75 % de la base reguladora. Solo se alcanza el 100 % cuando existe una mejora por convenio, acuerdo de empresa o condición aplicable.
Entonces, ¿quién paga una baja laboral?
Depende del origen y de la duración de la baja. En una enfermedad común o un accidente no laboral, la empresa asume la prestación entre los días 4 y 15. Desde el día 16, corresponde al INSS o a la mutua, aunque la empresa pueda seguir abonándola mediante pago delegado. En un accidente de trabajo o una enfermedad profesional, la entidad que cubre la contingencia responde desde el día siguiente.