SILTRA es la aplicación que permite intercambiar ficheros entre las empresas, los profesionales autorizados y la Tesorería General de la Seguridad Social.
Su uso está relacionado principalmente con la cotización de los trabajadores. Sin embargo, también permite procesar determinadas comunicaciones de afiliación y del Instituto Nacional de la Seguridad Social.
SILTRA no calcula las nóminas ni sustituye a un programa de gestión laboral. Su función consiste en validar, enviar y recibir la información generada previamente por estas herramientas.
Por tanto, actúa como un canal técnico entre el software laboral y la Seguridad Social.
¿Qué es SILTRA?
SILTRA es una aplicación de escritorio proporcionada por la Tesorería General de la Seguridad Social. Se utiliza dentro del Sistema RED y está estrechamente relacionada con el Sistema de Liquidación Directa.
El programa procesa los ficheros creados por el software de nóminas de la empresa o de su asesoría. Antes de transmitirlos, comprueba que respeten la estructura técnica exigida por la Seguridad Social.
Una vez realizado el envío, SILTRA recibe las respuestas de la TGSS. De esta forma, el responsable laboral puede comprobar si la información se ha procesado correctamente o si existen errores que debe corregir.
Qué hace SILTRA
SILTRA centraliza una parte importante de las comunicaciones laborales con la Seguridad Social.
Antes de transmitir un fichero, la aplicación realiza varias comprobaciones técnicas. Si encuentra un problema de formato o estructura, informa al usuario para que pueda corregirlo.
Cuando el archivo supera estas validaciones, SILTRA lo envía a la TGSS mediante una identificación electrónica válida. Después, descarga la respuesta correspondiente y la almacena para su consulta.
La respuesta puede confirmar que la operación se ha procesado correctamente. También puede señalar discrepancias relacionadas con las bases, los periodos de alta o los tramos de cotización.
Además, la aplicación permite obtener documentos relacionados con la liquidación y consultar el historial de las comunicaciones realizadas.
Qué no hace SILTRA
SILTRA no es un programa de nóminas.
No calcula salarios, retenciones de IRPF, pagas extraordinarias, finiquitos, vacaciones pendientes o indemnizaciones. Tampoco interpreta convenios colectivos ni decide qué conceptos salariales corresponden a cada trabajador.
Estas operaciones se realizan en el software laboral de la empresa. Ese programa calcula los importes y genera el fichero que posteriormente se procesa mediante SILTRA.
Esta diferencia resulta esencial. Cuando el error procede de una jornada, una base de cotización o un contrato mal configurado, debe corregirse en el sistema laboral. Modificar únicamente el fichero puede provocar que la nómina y la cotización reflejen datos diferentes.
Para qué sirve SILTRA
El principal objetivo de SILTRA es facilitar el intercambio de información con la Seguridad Social.
Aunque suele asociarse al envío de los seguros sociales, su ámbito de actuación es más amplio. La aplicación puede gestionar ficheros de cotización, determinados movimientos de afiliación y algunas comunicaciones relacionadas con el INSS.
Enviar las bases de cotización
Uno de sus usos más habituales es el envío de los ficheros que contienen las bases de cotización de los trabajadores.
La TGSS contrasta esta información con los datos disponibles en sus sistemas. Por ejemplo, comprueba los periodos de alta, las peculiaridades de cotización y las situaciones laborales comunicadas.
Cuando los datos coinciden, la liquidación puede calcularse correctamente. Si existe alguna diferencia, la Seguridad Social devuelve una respuesta con los trabajadores o periodos afectados.
Este sistema permite detectar incidencias antes de confirmar la liquidación y realizar el ingreso correspondiente.
Procesar información de afiliación
SILTRA también puede procesar ficheros relacionados con determinados movimientos de afiliación, como altas, bajas o variaciones de datos laborales.
La aplicación comprueba que el fichero cumpla las especificaciones técnicas antes de transmitirlo. Sin embargo, esta validación no sustituye la revisión del departamento laboral.
Un archivo puede tener una estructura correcta y contener una fecha, una jornada o un contrato equivocados. Por ello, la información debe revisarse antes de generar el envío.
Gestionar comunicaciones relacionadas con el INSS
La aplicación permite procesar determinados ficheros vinculados al Instituto Nacional de la Seguridad Social.
Estas comunicaciones pueden estar relacionadas con situaciones que afectan a la gestión laboral, como algunos procesos de incapacidad temporal.
El responsable debe comprobar que la información comunicada coincida con el expediente del trabajador y con los datos utilizados para calcular su nómina.
Recibir las respuestas de la Seguridad Social
El trabajo no termina cuando se envía el fichero.
SILTRA descarga los mensajes que genera la TGSS después de procesar la información. Estas respuestas indican si el trámite se ha completado o si quedan incidencias pendientes.
Por tanto, el responsable laboral debe revisar el buzón después de cada transmisión. Un justificante de entrega confirma que el fichero ha llegado, pero no garantiza que todos los trabajadores se hayan calculado correctamente.
Diferencias entre SILTRA, Sistema RED y el programa de nóminas
SILTRA, Sistema RED y el software de nóminas participan en el mismo proceso. Sin embargo, cumplen funciones diferentes.
| Herramienta o sistema | Función principal |
|---|---|
| Sistema RED | Entorno telemático de comunicación con la Seguridad Social. |
| Sistema de Liquidación Directa | Procedimiento utilizado por la TGSS para calcular las cotizaciones. |
| SILTRA | Aplicación que valida, transmite y recibe ficheros. |
| Programa de nóminas | Software que calcula salarios, bases y otros datos laborales. |
El Sistema RED constituye el marco general de comunicación. El Sistema de Liquidación Directa establece cómo se calculan las cotizaciones, mientras que SILTRA se ocupa del intercambio de ficheros.
Por otro lado, el programa de nóminas calcula salarios, bases, deducciones y aportaciones. También genera los archivos que después se procesan con SILTRA.
Instalar SILTRA, por tanto, no resuelve todo el proceso de gestión de nóminas. La empresa sigue necesitando una solución que administre contratos, incidencias, convenios y nóminas.
Quién utiliza SILTRA
SILTRA está dirigido principalmente a usuarios autorizados del Sistema RED.
Puede utilizarlo el departamento laboral de una empresa, una asesoría, una gestoría o un graduado social. También es habitual en empresas de trabajo temporal y organizaciones que gestionan un gran volumen de contrataciones.
La empresa puede realizar los envíos con sus propios medios o delegar el proceso en un despacho profesional.
Cuando la gestión está externalizada, la asesoría procesa los ficheros y revisa las respuestas. No obstante, la empresa debe comunicar a tiempo las altas, bajas, incapacidades y demás incidencias.
Una asesoría no puede transmitir correctamente un cambio que todavía no ha recibido.
Qué se necesita para utilizar SILTRA
Para operar dentro del Sistema RED es necesario disponer de la autorización correspondiente. Esta autorización determina sobre qué empresas, códigos de cuenta de cotización y trabajadores puede actuar el usuario.
Además, se necesita un certificado electrónico admitido y una instalación actualizada de SILTRA. El certificado permite identificar al usuario y proteger las comunicaciones realizadas con la TGSS.
La empresa también debe contar con un programa de nóminas compatible. Este software tiene que generar los archivos conforme a los formatos exigidos por la Seguridad Social.
SILTRA se distribuye sin coste a través de la Seguridad Social. Conviene descargar siempre la versión vigente desde la página oficial de descarga de SILTRA y evitar instaladores procedentes de terceros.
Cómo funciona SILTRA paso a paso
El procedimiento exacto depende del tipo de comunicación. Sin embargo, una liquidación mensual suele seguir un flujo similar.
1. Registro de las incidencias laborales
El proceso comienza antes de abrir SILTRA.
El departamento laboral debe registrar las altas, bajas, cambios de jornada, incapacidades, variables salariales y finalizaciones de contrato producidas durante el periodo.
Una incidencia que no se introduzca a tiempo puede afectar tanto a la nómina como a la cotización.
2. Cálculo de las nóminas
El software laboral utiliza esa información para calcular los salarios y las bases de cotización.
Antes de generar el fichero, el responsable debe comprobar que los resultados sean coherentes. También conviene comparar el número de trabajadores y los importes con el periodo anterior.
3. Generación y validación del fichero
El programa de nóminas genera el archivo solicitado por la Seguridad Social.
Después, el usuario lo procesa mediante SILTRA. La aplicación revisa su estructura y comprueba que pueda transmitirse.
Si encuentra un error técnico, el equipo debe corregirlo antes de continuar.
4. Envío a la TGSS
Cuando el fichero es válido, SILTRA realiza la transmisión.
La TGSS recibe los datos y los contrasta con la información disponible en sus sistemas. Entre otros aspectos, puede revisar los periodos de alta, los tramos y las peculiaridades de cotización.
5. Revisión de la respuesta
Después del procesamiento, SILTRA descarga la respuesta.
Si todos los trabajadores se han calculado, el equipo puede continuar con la liquidación. Cuando aparecen discrepancias, debe localizar su origen.
El problema puede deberse a una baja no comunicada, una base incorrecta o un movimiento de afiliación pendiente. La corrección debe realizarse en el sistema correspondiente antes de repetir el envío.
6. Confirmación y archivo
Una vez revisados los resultados, se confirma la liquidación y se obtienen los documentos definitivos.
La empresa debería conservar el fichero enviado, las respuestas recibidas, las correcciones realizadas y el justificante de pago. Este archivo facilita cualquier revisión posterior.
Qué documentos se obtienen mediante SILTRA
Los tres documentos más habituales son la RNT, el RLC y el DCL.
| Documento | Significado | Utilidad |
|---|---|---|
| RNT | Relación Nominal de Trabajadores | Muestra los trabajadores incluidos en la liquidación. |
| RLC | Recibo de Liquidación de Cotizaciones | Recoge el importe que debe ingresarse. |
| DCL | Documento de Cálculo de la Liquidación | Detalla el cálculo realizado por la TGSS. |
Relación Nominal de Trabajadores
La RNT permite comprobar qué trabajadores se han incluido en la liquidación.
Su revisión ayuda a detectar empleados ausentes, personas añadidas por error o periodos distintos a los esperados.
Recibo de Liquidación de Cotizaciones
El RLC muestra el importe final que debe abonarse a la Seguridad Social.
Conviene compararlo con el resumen de nómina, el número de trabajadores y los importes del periodo anterior.
Documento de Cálculo de la Liquidación
El DCL ayuda a entender cómo se ha formado el resultado.
Resulta especialmente útil cuando existen bonificaciones, reducciones, situaciones de incapacidad o liquidaciones complementarias.
Errores habituales al trabajar con SILTRA
Uno de los errores más frecuentes consiste en confundir la entrega del fichero con su aceptación definitiva.
El usuario debe comprobar siempre las respuestas posteriores. De lo contrario, puede dejar trabajadores sin calcular o incidencias sin resolver.
Otro problema habitual aparece cuando la afiliación y la nómina utilizan datos diferentes. Una fecha de baja pendiente o un cambio de jornada no comunicado pueden generar tramos inesperados.
También conviene evitar las correcciones manuales que no se trasladan al programa laboral. El dato debe modificarse en su sistema de origen para mantener la coherencia.
Por último, no es recomendable dejar el envío para el último día. Una incidencia con la conexión, el certificado electrónico o el propio fichero puede retrasar la presentación.
SILTRA en empresas con alta rotación
La gestión se vuelve más compleja en empresas de trabajo temporal y compañías de servicios.
Estas organizaciones suelen manejar muchas altas, bajas, sustituciones y cambios de jornada. Además, pueden trabajar con diferentes convenios, clientes y centros de trabajo.
En estos casos, el principal riesgo no está en el envío mediante SILTRA. El problema aparece cuando la información previa se encuentra repartida entre hojas de cálculo, correos y aplicaciones distintas.
Centralizar los contratos, las incidencias, las nóminas y la afiliación en un software de nóminas integrado reduce las diferencias. De esta forma, el fichero se genera a partir de una única fuente de datos.
La automatización no elimina la revisión profesional. Sin embargo, permite que el equipo se concentre en las excepciones y no en comprobar manualmente cada movimiento.
Preguntas frecuentes sobre SILTRA
¿SILTRA calcula las nóminas?
No. El cálculo se realiza mediante un programa laboral. SILTRA procesa y transmite los ficheros generados por ese software.
¿SILTRA es lo mismo que Sistema RED?
No. El Sistema RED es el entorno general de comunicación con la Seguridad Social. SILTRA es una aplicación utilizada dentro de ese entorno.
¿SILTRA es gratuito?
La TGSS distribuye la aplicación sin coste de licencia. Sin embargo, la empresa necesita un programa de nóminas compatible y profesionales capaces de gestionar el proceso.
¿Puede utilizarlo una asesoría?
Sí. Una asesoría con autorización RED puede gestionar los envíos y las respuestas de sus clientes.
¿Qué ocurre cuando un fichero tiene errores?
SILTRA puede detectar problemas técnicos antes de transmitirlo. Además, la TGSS puede señalar discrepancias después del envío.
El responsable debe localizar el origen del error, corregirlo en el sistema correspondiente y repetir el proceso cuando sea necesario.
Qué debes recordar sobre SILTRA
Comprender qué es SILTRA exige diferenciarlo del Sistema RED y del programa de nóminas.
SILTRA sirve para validar, enviar y recibir ficheros laborales de la Seguridad Social. Sin embargo, no calcula salarios ni corrige por sí mismo la información de los trabajadores.
Una gestión eficaz comienza antes del envío. Los contratos, las incidencias, la afiliación y las nóminas deben utilizar datos coherentes.
Cuando la información se encuentra centralizada, disminuyen las discrepancias y se agiliza el cierre de cotizaciones. SILTRA seguirá siendo el canal de comunicación con la TGSS, pero la calidad del proceso dependerá de la gestión laboral realizada previamente.